De eerste werkdag van een nieuwe werknemer is altijd een belangrijk moment. De nieuwe werknemer krijgt veel informatie binnen, leert jouw bedrijf kennen en ontmoet nieuwe collega’s. Ook voor jouw organisatie is dit een spannende dag. Als bedrijf wil je dat de nieuwe collega zich thuis voelt bij zijn of haar nieuwe baan en goed ingewerkt kan worden. Met de juiste onboarding kun je dit laten slagen. Wat is precies onboarding en hoe zorg je ervoor dat dit proces in jouw organisatie in jouw organisatie goed verloopt? Dat lees je hier!
Wat is onboarding?
Onboarding betekent letterlijk het proces waarbij een bedrijf nieuwe medewerkers zo goed mogelijk voorbereidt op hun nieuwe baan. Het gaat niet alleen om hen wegwijs maken, maar ook om een goede band tussen de medewerker en het bedrijf op te bouwen. Tijdens dit instroomproces leren nieuwe medewerkers de organisatie kennen, ontmoeten ze collega's en begrijpen ze hun rol in het team. Het doel is niet alleen om informatie over te brengen, maar ook om een positieve connectie tussen de medewerker en het bedrijf te creëren.
Verschillen tussen preboarding, onboarding en offboarding
Preboarding, onboarding en offboarding, het zijn drie termen die veel met elkaar te maken hebben. Toch zitten er verschillen in, maar wat zijn deze verschillen?
Preboarding is een belangrijke eerste stap in het werkproces. Het overbrugt de tijd tussen het accepteren van de baan en daadwerkelijk aan het werk gaan. In deze fase wordt de basis gelegd voor de relatie tussen nieuwe medewerkers en de werkgever. Preboarding helpt om nieuwe medewerkers gerust te stellen, waardoor ze gemotiveerder en productiever zijn. Terwijl onboarding zich over meerdere weken of maanden uitstrekt om een nieuwe medewerker volledig te integreren in het bedrijf, legt preboarding de basis door verwachtingen te scheppen en introducties te verzorgen nog voordat de nieuwe medewerker daadwerkelijk aan het werk gaat.
Offboarding is een proces dat ervoor zorgt dat vertrekkende werknemers de organisatie op een goede en respectvolle manier verlaten. Als werkgever is het de taak om taken correct over te dragen en een positieve indruk achter te laten bij de werknemer die vertrekt. Dit draagt bij aan het behouden van een sterke relatie met de oud-medewerkers. Kortom, waar het bij onboarding draait om het integreren van nieuwe medewerkers, draait het bij offboarding om het respectvol en gestructureerd afscheid nemen van vertrekkende werknemers. Alle bovengenoemde processen zijn even belangrijk en verdienen evenveel aandacht.
Voordelen van een sterke onboarding
Een sterke onboarding brengt veel voordelen met zich mee, zowel voor jou als werkgever als voor de nieuwe medewerkers. Een aantal voordelen zijn:
- Sterke Employer Branding: Een onboardingsproces waar goed over na is gedacht draagt niet alleen bij aan een positieve ervaring voor nieuwe medewerkers, maar versterkt ook het imago van je organisatie als werkgever. Het kan de aantrekkelijkheid van jouw bedrijf vergroten en een positieve indruk achterlaten bij zowel huidige als potentiële werknemers. Op lange termijn is dit gunstig voor het aantrekken van getalenteerde professionals.
- Professionele netwerken: Door actief te werken aan het opbouwen van relaties tijdens de onboarding, creëren nieuwe medewerkers direct een netwerk binnen de organisatie. Dit netwerk kan van onschatbare waarde zijn voor toekomstige samenwerkingen, het delen van kennis en het oplossen van uitdagingen.
- Verhoogde betrokkenheid en tevredenheid van werknemers: Een gestroomlijnd onboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller zelfstandig en productief kunnen werken. Ze beschikken sneller over de nodige kennis en vaardigheden.
- Hoge productiviteit: Wanneer nieuwe medewerkers een goede start maken en zich goed begeleid en ondersteund voelen, vertaalt zich dat doorgaans naar een hoger niveau van tevredenheid. Zo kun je van werknemers ambassadeurs maken.
Een sterk onboardingsprogramma: hoe stel je dat op?
Wil je als organisatie een naadloze onboarding-ervaring bieden? Stel dan een onboardingsprogramma op! In zo’n programma verwerk je een gestructureerd en doelgericht proces dat jouw nieuwe medewerkers verwelkomt, introduceert en begeleidt tijdens hun eerste dagen, weken of maanden. Het start op het moment dat de organisatie ‘ja’ zegt tegen een sollicitant en stopt wanneer de nieuwe medewerker volledig ingewerkt is. Het hoofddoel van een onboardingsprogramma is ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers goed mee worden genomen in de werksfeer van jouw bedrijf. Dit helpt hen met alles wat ze nodig hebben aan informatie, vaardigheden en tools, zodat ze succesvol kunnen functioneren in hun nieuwe rol.
Benieuwd naar 7 praktische tips voor een succesvolle onboarding? Ontdek ze in deze blog!
Waar moet een onboardingsprogramma aan voldoen?
De invulling van een effectief onboardingsprogramma verschilt per organisatie. Het hangt af van factoren zoals de branche, bedrijfsgrootte en de bedrijfscultuur. Maar één ding is zeker: verwerk de vier C’s in jouw onboardingsproces.
Connectie
De eerst C is van connectie. In de eerste plaats is het belangrijk dat jouw nieuwe medewerker een sterke band ontwikkelt met de organisatie. Als organisatie streef je ernaar dat medewerkers trots zijn op het feit dat ze werkzaam zijn binnen jouw organisatie. Dit kun je bereiken door zoveel mogelijk informatie met ze te delen. Deel niet alleen de missie en visie, het is belangrijk om ook interne informatie te delen. Denk hierbij aan recente ontwikkelingen, waardoor de nieuwe medewerker inzicht krijgt in de dynamiek van de organisatie. Bovendien is het stimuleren van vertrouwen en verantwoordelijkheidsgevoel cruciaal. Dit kan worden bevorderd door nieuwe medewerkers bepaalde introductietaken zelfstandig te laten uitvoeren.
Doel: Het opbouwen van relaties en netwerken om de sociale integratie te bevorderen en een gevoel van verbondenheid te creëren.
Activiteiten: Organiseren van informele bijeenkomsten, zoals welkomstlunches of teamuitjes. Toewijzen van buddy's. Faciliteren van communicatiekanalen voor regelmatig contact.
Compliance
Deze C staat voor compliance, oftewel de naleving tijdens de onboarding. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de regels en voorschriften van jouw bedrijf, evenals eventuele externe regelgeving die van toepassing is op hun functie. Dit omvat het verstrekken van noodzakelijke trainingen en documentatie om ervoor te zorgen dat ze aan alle vereisten voldoen. Zo weten nieuwe medewerkers ook direct waar ze aan toe zijn.
Doel: Zorgen dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van en voldoen aan de regelgeving en beleidsrichtlijnen binnen de organisatie en de bredere sector.
Activiteiten: Introductie van wettelijke vereisten en veiligheidsvoorschriften. Inclusief trainingen en documentatie om naleving te waarborgen.
Collega’s
Een superbelangrijke C zijn de collega’s. Zij zijn de kern van een organisatie en maken het bedrijf. Het kennismaken met mensen is een uiterst belangrijk aspect van onboarding. Door een band op te bouwen met collega's, krijgt een nieuwe medewerker meteen inzicht in wie zijn of haar aanspreekpunt is. Omgekeerd geldt dat natuurlijk ook, zo weet iedereen direct waar ze moeten zijn voor vragen of samenwerking met de nieuwe collega.
Doel: Het doel van het betrekken van collega's in het onboardingproces is het faciliteren van de opbouw van relaties en het creëren van een gevoel van verbondenheid bij nieuwe medewerkers.
Activiteiten: Welkomstbijeenkomsten, teamactiviteiten, introductierondes en gezellige borrels dragen bij aan kennismaking van de nieuwe collega’s
Cultuur
De laatste C staat voor cultuur. In een sterk onboardingsprogramma wordt de cultuur van de organisatie nageleefd. De bedrijfscultuur is iets dat nieuwe medewerkers zelf moeten ervaren. Toch kun je als organisatie hierin helpen door informatie te delen. Help nieuwe medewerkers om de bedrijfscultuur te begrijpen en zich daarin thuis te voelen. Dit kan onder andere het delen van de missie, visie en kernwaarden van het bedrijf omvatten, evenals het introduceren van gebruikelijke normen en praktijken binnen de organisatie. Hoe ga je om met collega’s, hoe is de lunchpauze ingericht en welke bedrijfsuitjes zijn er? Dit soort informatie geeft de nieuwe collega al een goed beeld van de cultuur van jouw organisatie.
Doel: Nieuwe medewerkers vertrouwd maken met en laten integreren in de bedrijfscultuur, waaronder waarden, normen, missie en visie.
Activiteiten: Introductie van de geschiedenis en kernwaarden van het bedrijf. Faciliteren van teambuildingactiviteiten en interacties met leidinggevenden en collega's. Betrekken van nieuwe medewerkers bij bedrijfsevenementen.
Conclusie
Onboarding is veel meer dan alleen het welkom heten van nieuwe medewerkers. Het is als een krachtige startmotor voor succes, zowel voor de nieuwkomers als voor jouw organisatie zelf. Het zorgt voor een sterke bedrijfscultuur, het vergroot de betrokkenheid en versnelt de productiviteit. En onthoud hierbij: onboarding is niet een eenmalige gebeurtenis, maar een doorlopend proces dat groei en ontwikkeling blijft stimuleren. Het is een investering die zichzelf terugbetaalt in tevreden medewerkers en een veerkrachtige organisatie.
Publicatiedatum: 25 maart 2024