Offboarding is het proces van een medewerker die uit dienst treedt bij een organisatie. Dit is een belangrijke fase die vaak over het hoofd wordt gezien. Terwijl onboarding veel aandacht krijgt, is het zorgvuldig begeleiden van het vertrek van medewerkers net zo belangrijk. Een goed gepland offboarding proces kan niet alleen helpen bij het behouden van positieve relaties met (oud-)medewerkers, maar ook bij het waarborgen van een soepele overgang voor zowel de vertrekkende medewerker als de blijvende medewerkers. Daarnaast draagt een goede offboarding bij aan behoud van reputatie, omdat oud-medewerkers hoe dan ook hun ervaringen zullen delen met anderen, inclusief potentiële toekomstige werknemers en klanten. Wij vertellen je hoe je als organisatie de offboarding succesvol kunt laten verlopen in 8 stappen.
1. Een bedankje en felicitatie
Laat het offboardingproces beginnen met een oprecht bedankje en felicitatie aan de vertrekkende medewerker. Hoe jammer het ook is dat ze de organisatie verlaten ,laat hen weten hoe hun bijdrage en inzet gewaardeerd worden en wens hen het allerbeste voor hun toekomstige avonturen. Werknemers hebben behoefte aan waardering en erkenning, laat oprecht zien wat hij of zij heeft bijgedragen aan het bedrijf.
2. Communiceer tijdig over het vertrek
Informeer het team tijdig over het vertrek van de medewerker en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de situatie. Vergeet niet om klanten, partners en andere belanghebbenden op de hoogte te stellen van eventuele veranderingen die kunnen plaatsvinden. De werknemer die vertrekt kan dit ook zelf communiceren, als het maar gecommuniceerd wordt.
3. Regel de overdracht
Maak afspraken over de overdracht. Vraag de vertrekkende medewerker om belangrijke kennis en expertise over te dragen aan de collega's en het liefst direct aan zijn of haar opvolger. Dit kan variëren van informele kennisuitwisseling tot het creëren van documentatie die toekomstige medewerkers kunnen gebruiken.
4. Administratieve en financiële afronding
Een correcte afhandeling van financiële zaken is belangrijk voor een goede offboarding. Zorg voor een vlotte afhandeling van administratieve taken, zoals het regelen van uitbetalingen van openstaande vakantiedagen, het laatste salaris en het geven van een pensioenoverzicht en jaaropgaaf.
5. Inleveren van bedrijfseigendommen
Vraag de vertrekkende medewerker om alle bedrijfsmiddelen die ze in bezit hebben terug te geven, zoals laptops, telefoons, toegangspassen en bedrijfsvoertuigen. Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over hoe en wanneer alles ingeleverd moet worden. Mocht de medewerker in het bezit zijn van een laptop of telefoon, zorg er dan ook voor dat zij deze vooraf al leeg hebben gemaakt.
6. Plan een exitgesprek in
Neem de tijd om een exitgesprek te voeren met de vertrekkende medewerker. Dit is een waardevolle gelegenheid. Het doel van een exitgesprek is feedback verzamelen over hun ervaringen binnen de organisatie, eventuele zorgen of frustraties te bespreken en suggesties voor verbetering te ontvangen. Toon begrip en biedt een luisterend oor.
Checklist exitgesprek
We begrijpen dat het voeren van een exitgesprek soms lastig kan zijn, want waar moet je beginnen? We hebben een handige checklist voor je gemaakt die je hierbij kunt gebruiken.
Plan het gesprek ruim van tevoren in, bij voorkeur een paar dagen voordat de werknemer vertrekt. Zorg voor een rustige en vertrouwelijke ruimte waar het gesprek kan plaatsvinden. Zijn er nog relevante documenten, zoals een exit gesprek formulier, de arbeidsovereenkomst of feedback uit eerdere evaluaties die je kunt gebruiken? Verzamel deze dan alvast van tevoren.
- Communiceer het doel van het gesprek
Leg aan de vertrekkende medewerker uit dat het doel van het gesprek is om feedback te verzamelen over zijn of haar ervaringen binnen het bedrijf én om de tijd dat hij of zij werkzaam was bij het bedrijf, op een goede manier af te sluiten.
Stel een aantal (algemene) vragen om te achterhalen waarom de medewerker heeft besloten om weg te gaan. Vraag ook naar specifieke voorbeelden, zoals over de werkomgeving, managementstijl, teamdynamiek, ontwikkelingsmogelijkheden enzovoort.
Luister zonder te oordelen en toon begrip voor de standpunten en gevoelens van de vertrekkende medewerker. Moedig hen aan om open en eerlijk te zijn, alleen zo zal je de meest waardevolle feedback ontvangen waar je als organisatie echt iets mee kunt.
Maak aantekeningen naast het gesprek om belangrijke punten te onthouden om later te analyseren en te bespreken met het team. Zorg er wel voor dat er zorgvuldig met de notities om wordt gegaan en dat ze alleen gedeeld worden met relevante personen binnen het bedrijf.
Zorg ervoor dat de vertrekkende medewerker weet dat hun feedback wordt gewaardeerd en serieus wordt genomen. Bied aan om eventuele vragen te beantwoorden na het gesprek, indien nodig. Bedank hem of haar voor hun tijd en eerlijke antwoorden. Check tenslotte nog even of er nog stappen zijn die genomen moeten worden.
- Documentatie en opvolging
Gebruik de gegeven feedback om dingen beter te maken binnen de organisatie voor huidige en toekomstige collega's. Neem even de tijd om na te denken wat er precies is gezegd om te leren en groeien.
7. Investeer in een afscheid
Geef de werknemer het gevoel van waardering. Plan een passend afscheidsmoment om de vertrekkende medewerker te bedanken voor hun bijdragen en hen het beste te wensen voor de toekomst. Dit hoeft niet groots te zijn, het kan variëren van een informele lunch tot een afscheidsborrel. Geef ook een passend afscheidscadeau als dit passend is bij de situatie.
8. Houd contact na werk
Last but not least, houd contact met oud-medewerkers en laat weten dat ze altijd welkom zijn om contact op te nemen of langs te komen. Dit kan de banden met voormalige collega's versterken en waardevolle relaties voor de toekomst behouden. Zo laat je als organisatie zien dat je interesse toont, dit kan later nog van pas komen.
Publicatiedatum: 23 april 2024