Open sollicitatie
Beoordeling 9,5/10

De strijders van de administratie

Zij staan bekend als één van de afdelingen die het hardst werken en het meest zingen: afdeling administratie. Voor velen zijn hun gezichten en hun (telefoon)stemmen bekend, maar wat doen zij op een dag nou echt? Om daar achter te komen vroegen wij de manager figuurlijk het hemd van het lijf.

Het team bestaat uit 5 dames en 1 heer. Daarnaast worden zij versterkt door de 2 front office medewerkers, de visitekaartjes van VNOM. Als team hebben zij een aantal belangrijke verantwoordelijkheden. De afdeling administratie zorgt er namelijk voor dat alle kandidaten op tijd hun salaris ontvangen! Eerlijk is eerlijk, dat is vrij essentieel.

Degene die ervoor zorgt dat het team met plezier haar werkzaamheden uit kan voeren is de manager. Voor haar staat een fijne sfeer en goede communicatie binnen het team hoog in het vaandel. Een ijzersterke samenwerking is voor team administratie ontzettend belangrijk. Om er voor te zorgen dat alles op rolletjes loopt, hebben zij iedere maandagochtend een werkoverleg. In dat overleg bekijken zij samen wat er beter kan en wat er goed ging, zo blijft het team samen processen optimaliseren.

De manager zorgt niet alleen voor een goede samenwerking binnen het team, maar ook voor een goede samenwerking tussen haar eigen afdeling en andere afdelingen. Collega’s kunnen bij haar dan ook altijd met hun administratieve vraagstukken terecht.

De medewerker personeels- en salarisadministratie wordt gezien als een echte vraagbaak en adviseur voor zowel uitzendkrachten als voor collega’s die vragen hebben omtrent personeels- en salarisadministratie. Daar weet zij dan ook onwijs veel van af. Met sommige vragen heeft zij het zo druk dat je bijna zou denken dat dit haar enige taak is. Maar vergis je niet, daarnaast zorgt zij er namelijk ook voor dat alle personeelsdossiers op de juiste manier verwerkt worden en lukt het haar elke week weer dat de uitzendkrachten op tijd hun salaris ontvangen.

Degene die de financiële administratie op orde houdt is de financieel administratief medewerker, ja de functietitel verraadt het al een beetje. Wat dat dan inhoudt? Zij is verantwoordelijk voor het verwerken van alle urenstaten en het opstellen van de verkoopfacturen. Voor vragen van opdrachtgevers over de factuur staat zij altijd paraat. Daarnaast is de financieel administratief medewerkster verantwoordelijk voor de ZZP-administratie. Zij zorgt ervoor dat de dossiers verwerkt worden en dat onze zzp'ers door middel van Reversed Billing iedere week op tijd betaald krijgen. Waarom werken via VNOM als ZZP’er? https://www.vnom.nl/nl/werken-voor-vnom/werken-als-zzper

Het mannelijke talent van het team is de financial controller van VNOM. Hij adviseert en ondersteunt het management bij financiële en bedrijfskundige vraagstukken. Ook zorgt hij ervoor dat het wagenpark op orde is. De financial controller verricht ook audits zoals NEN en VCU en is continu bezig met het optimaliseren van interne processen. Meer weten over de certificeringen? https://www.vnom.nl/nl/over-vnom/certificeringen

De nieuwste aanwinst van de afdeling is de medewerker debiteurenbeheer. Zij beheert inkomende geldstromen, houdt zich bezig met het tijdig en volledig innen van debiteurenposities en zij bewaakt incasso- en faillissementstrajecten. Het moment waar het team wekelijks naar uitkijkt is de donderdagochtend. Op dat moment zijn alle betalingen gedaan, dat geeft een ontzettend voldaan gevoel! Dat zijn de kleinere succes-momentjes van het team, maar daarom niet minder belangrijk.

Een grotere mijlpaal van de afdeling was de overstap naar het nieuwe softwarepakket MSF. Aan het begin van dit jaar is die overstap gemaakt, na maanden van plannen en implementeren. Alle informatie moest van het ene naar het andere systeem worden overgezet, nieuwe urenportalen moesten worden aangemaakt, handleidingen moesten worden geschreven en het team moest zelf met dit nieuwe systeem leren werken. Het kost wat tijd, maar dan heb je ook wat! Het team mag dan ook ontzettend trots zijn dat deze grote overgang in een drukke periode (bijna geheel) vlekkeloos is verlopen!

Na een week hard werken luidt de afdeling het weekend gezamenlijk in met een fris rosé biertje. En óf ze even mogen genieten, deze strijders zijn onwijs waardevol voor VNOM!